Na wstępie warto w sposób ogólny przypomnieć, czym właściwie jest działalność nierejestrowana. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu w 2024 roku 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.
W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 zł brutto.
Limit działalności nierejestrowanej w 2025 roku wynosi 3 499,50 zł miesięcznie, czyli 75% minimalnego wynagrodzenia.
Jeżeli powyższe warunki są spełnione, to mamy do czynienia z działalnością nierejestrowaną. Plusem tej formy jest brak konieczności składania wniosku o wpis do CEIDG. Ponadto w przypadku tego typu działalności nie ma obowiązku opłacania składek ZUS.
Kolejne zalety możemy zaobserwować na gruncie podatku dochodowego. Otóż przychody uzyskiwane z działalności nierejestrowanej nie są kwalifikowane jako zyski z działalności gospodarczej, lecz jako przychody z innych źródeł (o czym stanowi art. 20 ust. 1ba ustawy PIT). W konsekwencji nie ma obowiązku wpłacania miesięcznych zaliczek na podatek czy też prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnik rozlicza działalność nierejestrowaną jednorazowo, po zakończeniu roku podatkowego, w zeznaniu PIT-36.
Prowadzenie działalności nierejestrowanej odbywa się na szczególnych zasadach, co sprawia, że podatnik może uniknąć wielu uciążliwych obowiązków związanych z rozliczaniem podatku, dokumentowaniem przychodów oraz kosztów czy terminowym opłacaniem składek ZUS.
Wskazać należy, że ustawa VAT, inaczej niż ustawa PIT, nie zawiera żadnych szczególnych przepisów co do sposobu opodatkowania sprzedaży dokonywanej w ramach działalności nierejestrowanej. Niezmiennie obowiązuje art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, który podaje, że podatnikiem jest podmiot wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Natomiast definicję działalności gospodarczej odnajdziemy w art. 15 ust. 2 ustawy. Możemy tam przeczytać, że obejmuje ona wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
W rezultacie ustawa o VAT wprowadza własną definicję działalności gospodarczej. W jej kontekście osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem podatku VAT, ponieważ wykonuje czynności w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Naturalnie w praktyce, ze względu na niską wartość sprzedaży, osoba ta może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego bądź przedmiotowego. Nie zmienia to jednak faktu, że do działalności nierejestrowanej stosujemy odpowiednie przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, w tym także te dotyczące kas fiskalnych.
Działalność nierejestrowana podlega pod przepisy ustawy VAT. Oznacza to, że odnoszą się do niej wszystkie reguły oraz zasady określone w tej ustawie.
W celu prawidłowego prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej oraz wydawania paragonów podatnik musi posiadać NIP. W konsekwencji, choć osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie prowadzi działalności gospodarczej w myśl ustawy Prawo przedsiębiorców, to jednak ma obowiązek posługiwania się NIP-em.
Potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 września 2018 r., nr 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MS: „Odnosząc się do powyższego stwierdzić należy, że Wnioskodawca świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne na rzecz osób fizycznych w ramach działalności nierejestrowanej (spełniając warunki określone w ustawie – Prawo przedsiębiorców) prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym Wnioskodawca jest podatnikiem w rozumieniu tej ustawy. W konsekwencji w związku z tym, iż świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne w ramach działalności nierejestrowanej Wnioskodawca będzie w rozumieniu przepisów ustawy o podatku VAT podatnikiem Wnioskodawca będzie zobowiązany wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej – NIP”.
Wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej należy złożyć na druku NIP-7 (zaznaczając w nim w części A.4. pkt 2: osoba podlegająca zarejestrowaniu jako podatnik podatku od towarów i usług lub będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług).
Zasadniczo na osobie prowadzącej działalność nierejestrowaną ciąży obowiązek posługiwania się kasą fiskalną. Wiąże się to również z koniecznością wystąpienia z wnioskiem NIP-7 o nadanie numeru identyfikacji podatkowej.
Trzeba także podkreślić, że tak samo jak ustawa VAT, również rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących ma odpowiednie zastosowanie do działalności nierejestrowanej.
Powoduje to, że w pewnych okolicznościach i na warunkach przewidzianych w tym rozporządzeniu osoba prowadząca taką działalność może być zwolniona z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej. Należy także pamiętać, że istnieją pewne kategorie dostawy towarów oraz świadczenia usług, które nie korzystają ze zwolnienia.
Przykład 1.
Osoba fizyczna postanowiła prowadzić działalność nierejestrowaną w zakresie usług fryzjerskich. Z uwagi na niewielką wartość sprzedaży w ciągu roku korzysta z podmiotowego zwolnienia od podatku VAT określonego w art. 113 ustawy. Czy takie postepowanie jest prawidłowe?
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie ma zastosowania do świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych. W rezultacie, choć działalność nierejestrowana jest zwolniona z VAT, to należy posiadać kasę fiskalną oraz wydawać paragony.
Zatem, co do zasady prowadzenie sprzedaży w ramach działalności nierejestrowanej oznacza konieczność posiadania kasy fiskalnej. Niewykluczone jednak, że w konkretnym przypadku podatnik może skorzystać ze zwolnienia od tego obowiązku, jeżeli spełni warunki określone w rozporządzeniu MF.
Jeśli jednak podatnik będzie miał prawo do zwolnienia z VAT oraz czynności wykonywane w ramach działalności nierejestrowanej będą zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, wówczas nie ma on obowiązku wnioskowania o nadanie NIP za pośrednictwem zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7.
Powyższe potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 czerwca 2023 r. , nr. 0112-KDIL3.4012.226.2023.2.AK: „W konsekwencji, w związku z tym, iż świadcząc usługi o charakterze edukacyjnym, tj. udzielanie korepetycji w ramach działalności nierejestrowanej, nie jest Pani podatnikiem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku VAT, korzysta Pani ze zwolnienia podmiotowego i przedmiotowego, gdyż nie przekracza Pani 200 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy) i nie wykonuje Pani usług opisanych w art. 113 ust. 13 ustawy, nie powstał też u Pani dotychczas obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej ze względu na wysokość obrotu, ani nie wykonuje Pani czynności wskazanych w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – nie ma Pani obowiązku wystąpienia o nadanie numeru identyfikacji podatkowej. Podsumowując, w świetle przedstawionego przez Panią opisu sprawy, nie ma Pani obowiązku złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7”.
Podsumowując, przede wszystkim wskazać należy, że choć wykonywanie działalności nierejestrowanej łączy się z wieloma uproszczeniami, to jednak nie jest to reguła bezwzględnie obowiązująca. Jak bowiem widać, kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej może być obowiązkowa. Każdy przypadek należy rozpatrywać w sposób indywidualny i możliwe, że u danego podatnika zastosowanie znajdzie odpowiednie zwolnienie w tym zakresie.
Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kasa-fiskalna-w-dzialalnosci-nierejestrowanej-czy-jest-obowiazkowa